Whistleblowing

Il segnalante è la persona fisica che effettua la segnalazione o la divulgazione pubblica circa violazioni di cui è venuta a conoscenza nell'ambito del proprio contesto lavorativo e/o delle attività lavorative o professionali svolte a favore della Società (ex art. 2, co. 1, lett. g) e lett. i) D. Lgs. 24/2023).

I soggetti che possono effettuare una segnalazione sono:

• Dipendenti a tempo indeterminato e determinato
• Dirigenti
• Soggetti in periodo di prova o in fase di colloquio
• Ex dipendenti (successivamente allo scioglimento del rapporto di lavoro)
• Tirocinanti e Volontari retribuiti o non
• Azionisti
• Persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza (anche di mero fatto).
Coloro che, pur non rientrando nella categoria dei dipendenti, operano per la Società e sono sotto il controllo e la direzione della Società (a titolo esemplificativo e non esaustivo: stagisti, lavoratori a contratto ed a progetto, lavoratori somministrati)

• Fornitori di beni o servizi
• Collaboratori
• Liberi professionisti, consulenti, collaboratori

Questo canale può essere utilizzato per segnalare:

• comportamenti attuati in violazione del Modello di organizzazione, gestione e controllo, del codice etico o di altre disposizioni interne all'organizzazione;
• comportamenti illeciti rilevanti ai sensi del D.lgs 231/2001;
• comportamenti illeciti derivanti da norme dell'Unione o nazionali in materia di: appalti pubblici, servizi prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento al terrorismo, tutela dell'ambiente, radioprotezione e sicurezza nucleare, salute pubblica, protezione dei consumatori, tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'Unione
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno dell'Unione

Il segnalante dovrà riferire solo gli elementi utili per consentire le necessarie valutazioni e verifiche. A tal fine, si suggerisce di inserire nella segnalazione una descrizione chiara e completa di:

• evento o fatto segnalato;
• circostanze di tempo e luogo (se note), in cui si è verificato;
• ogni altra informazione che possa fornire dettagli utili alla segnalazione;
• qualsiasi documento a supporto dell'evento o fatto denunciato.

Si ricorda che non fornire informazioni sufficienti può comportare ritardi nel processo di valutazione della segnalazione.

Si suggerisce, in ottemperanza al principio di minimizzazione del dato, di evitare di fornire particolari sulla vita privata dei soggetti oggetto di segnalazione o comunque coinvolti, se non strettamente necessari e rilevanti ai fini di quanto segnalato.

Le misure di protezione previste dal Decreto saranno concesse al Segnalante anonimo, se successivamente identificato.

La presente procedura e le tutele previste dal D.lgs 24/2023 non si applicano a:

• contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate;
• segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate invia obbligatoria nella parte II dell'allegato al presente decreto ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell'Unione europea indicati nella parte II dell'allegato alla direttiva (UE) 2019/1937;
• segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché' di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell'Unione europea.

Le segnalazioni anonime sono ammesse, anche se potrebbero risultare particolarmente complesse da indagare, così come dare riscontro al segnalante. In ogni caso, le Segnalazioni anonime, se debitamente circostanziate e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti e/o supportate da idonea documentazione, verranno trattate alla stregua di Segnalazioni Ordinarie.

Nel caso in cui il Segnalante anonimo ritenga di voler essere successivamente identificato e abbia subito Ritorsioni, allo stesso saranno garantite le tutele previste dal Decreto Whistleblowing.

La segnalazione verrà tempestivamente (entro 7 giorni dall'avviso di ricevimento) gestita dal Gestore della Segnalazione (di seguito il "Gestore") specificatamente formato per garantire la gestione del caso conformemente a quanto prescritto dal Decreto.

L'Amministratore Unico ha nominato come "Gestore", l'Organismo di vigilanza della Società.

Il soggetti nominato come "Gestore" è stato autorizzato ex art. 29 GDPR per cui competenti a conoscere i dati identificativi del segnalante, in caso di segnalazione nominativa.

Sono individuati i seguenti canali di Segnalazione interna idonei a garantire la riservatezza dell'identità del Segnalante e la sicurezza delle informazioni, prevedendone l'accesso selettivo solo da parte del personale specificamente autorizzato. In particolare, sono disponibili:

• La Piattaforma informatica che consente la segnalazione in forma scritta ed orale.
• Il Canale di posta tradizionale, che permette di effettuare le segnalazioni a mezzo posta ordinaria In tal caso, è necessario che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento; la seconda con la segnalazione. Entrambe dovranno essere inserite in una terza busta chiusa recante all'esterno la dicitura "Segnalazioni Whistleblowing - Riservata e personale al Gestore delle segnalazioni ", c/o la sede della società sita in C.da Monticelli - 93014 Mussomeli (CL)" non aprire.
  La segnalazione è poi oggetto di protocollazione riservata, anche mediante autonomo registro, da parte del Gestore. In assenza di tale espressa dicitura, la Segnalazione non potrà essere gestita in conformità a quanto disposto dal D.Lgs. 24/2023.Saranno adottate tutte le più opportune misure per garantire, anche rispetto a questa modalità, la riservatezza delle informazioni e dei dati della Segnalazione. Il Gestore, dopo aver verificato il contenuto della busta, provvede a riportare il contenuto della segnalazione all'interno della Piattaforma e avvia il processo di analisi della stessa.
• Tramite un incontro diretto con il Gestore delle Segnalazioni su richiesta del Segnalante, fissato entro un termine ragionevole.

Il segnalante può accedere alla piattaforma attraverso il link di seguito riportato e disponibile sul sito internet e sulla intranet aziendale nelle sezioni dedicate alle "Segnalazioni Whistleblowing":

All'accesso il sistema chiede al segnalante di leggere le informazioni sulla riservatezza e la tutela della sua identità. La segnalazione si può effettuare in forma anonima o nominativa, in questo secondo caso i dati anagrafici saranno logicamente e fisicamente separati dal contenuto della segnalazione e non saranno accessibili al destinatario della segnalazione (Gestore delle segnalazioni) fino a quando non saranno ritenuti indispensabili per la prosecuzione delle attività istruttorie. Al temine di ogni segnalazione viene attribuito una password di accesso di 16 caratteri (KEY CODE) che rappresenta il codice per poter comunicare con il Gestore durante tutta la fase investigativa fino alla sua chiusura. Al segnalante verrà fornita l'informativa al trattamento ai dati personali.

Entro il temine di 7 giorni dalla data di ricezione il Gestore rilascia alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione.

Il segnalante deve descrivere con parole proprie il fatto che intende segnalare, dopo aver selezionato alcune risposte a specifiche domande fornite dal sistema. A supporto della descrizione dell'oggetto della segnalazione si possono allegare file o altri documenti.

Il Gestore effettua una valutazione preventiva sulla segnalazione al fine di verificare se sono presenti tutti i requisiti per poter accordare al segnalante le tutele previste dal Decreto e se è possibile avviare l'istruttoria. In particolare se:

• il segnalante è tra quei soggetti richiamati dall'art. 3 del Decreto;
• l'oggetto della segnalazione rientra nelle violazioni richiamate dall'art. 2 ed è, quindi di competenza del "Gestore" e non è tra le esclusioni espressamente disciplinate dall'art.1 comma 2 del Decreto;
• è manifestatamente assente la lesione dell'interesse pubblico o l'integrità dell'ente;
• è manifestatamente infondata la segnalazione per l'assenza di elementi di fatto idonei a giustificare accertamenti;
• la segnalazione di illecito ha un contenuto generico tale da non consentire la comprensione dei fatti, ovvero è corredata da documentazione non appropriata o non pertinente o vi è una carenza di dati che costituiscono elementi essenziali per la segnalazione di illeciti;
• vi è produzione di sola documentazione in assenza della segnalazione di condotte illecite;
• vi è mancanza dei dati che costituiscono elementi essenziali della segnalazione di illeciti indicati dal Regolamento per la gestione delle segnalazioni;

Il Gestore può richiede informazioni integrative, se non sufficienti a poter valutare la segnalazione, completata la valutazione preliminare il Gestore comunicherà al segnalante:

• l'archiviazione della segnalazione con motivazione espressa;
• l'idoneità della segnalazione e l'avvio dell'istruttoria.

Nel corso dell'istruttoria il gestore mantiene un'interlocuzione con il segnalante anche per richiedere ulteriori approfondimenti e/o informazioni aggiuntive, tenendo traccia dell'attività svolta e fornendo informazioni, anche d'ufficio, sullo stato di avanzamento dell'istruttoria, almeno con riferimento ai principali snodi decisionali. Nel caso in cui sia necessario comunicare i dati personali del Segnalante a terzi (consulenti appositamente incaricati per gestire l'istruttoria o parte di essa, responsabili di funzione aziendali es. Responsabile HR, Direttore amministrativo, ecc), il Gestore chiederà, tramite la chat all'interno della piattaforma, esplicito consenso alla comunicazione a terzi, motivando la richiesta ed esplicitando i soggetti a cui i dati del segnalante ed il contenuto della segnalazione verranno comunicati. Il consenso o il diniego del Segnalante rimarranno tracciati nella piattaforma.

Sarà cura del gestore ricordare, anche formalmente, ai soggetti terzi coinvolti l'estensione dei medesimi doveri di riservatezza gravanti sul Gestore.

Ove la Persona coinvolta ne faccia espressa richiesta, il Gestore ne dispone l'audizione ovvero provvede all'acquisizione di osservazioni scritte e documenti. Il Gestore può altresì disporre l'audizione di chiunque possa fornire informazioni utili ai fini delle indagini. Il Gestore redige un verbale di tale incontro, che contenga la trascrizione delle dichiarazioni rese dal soggetto di cui è stata disposta l'audizione e la sua sottoscrizione.

All'esito dell'istruttoria il Gestore fornisce riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione, comunicando al segnalante:

• l'avvenuta archiviazione della segnalazione, motivandone le ragioni;
• l'avvenuto accertamento della fondatezza della segnalazione e la sua trasmissione agli organi interni competenti;
• l'attività svolta fino a questo momento e/o l'attività che intende svolgere.

Esito della segnalazione

In relazione ai risultati dell'istruttoria, viene redatto un report di chiusura della segnalazione con l'indicazione delle misure proposte per dare seguito alla segnalazione e dei motivi della scelta effettuata. In particolare:

• azioni migliorative volte a superare le criticità dei processi rilevate a seguito della segnalazione;
• eventuali proposte di azioni nei confronti della persona coinvolta alla quale viene attribuita la violazione nel caso in cui la segnalazione risulti fondata;
• eventuali proposte di azioni nei confronti del segnalante nel caso in cui emerga che la segnalazione sia stata fatta con dolo o in malafede.

Qualora la segnalazione interna sia presentata ad un soggetto diverso da quello individuato e autorizzato dall'ente (il Gestore) la segnalazione deve essere trasmessa, entro sette giorni dal suo ricevimento, al soggetto competente, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.

Coloro che vogliono presentare una segnalazione devono indicare chiaramente nell'oggetto della segnalazione che si tratta di una segnalazione per la quale si intende mantenere riservata la propria identità e beneficiare delle tutele previste nel caso di eventuali ritorsioni subite in ragione della segnalazione. Tale specificazione permette, nel caso in cui la segnalazione pervenga erroneamente ad un soggetto non competente oppure attraverso un canale diverso da quelli specificamente previsti dal decreto, la trasmissione tempestiva da parte di quest'ultimo al soggetto autorizzato a ricevere e gestire le segnalazioni di whistleblowing. (Esempio: segnalazione in busta chiusa sulla quale è indicato che si tratta di una segnalazione di whistleblowing, chi la riceve, senza aprirla, deve trasmetterla tempestivamente al Gestore). In assenza della chiara indicazione, infatti, la segnalazione potrebbe essere trattata come ordinaria. Si rammenta, inoltre, che la segnalazione e la documentazione ad essa allegata sono sottratte al diritto di accesso agli atti amministrativi previsto dagli artt. 22 e seguenti della legge 241/1990, all'accesso civico generalizzato di cui all'art. 5 co. 2 del d.lgs. 33/2013 nonché all'accesso di cui all'art. 2-undecies co. 1 lett. f) del codice in materia di protezione dei dati personali.

La Piattaforma fornita dalla società LASER ROMAE S.R.L., nominata dal Titolare come Responsabile esterno individuato ex art. 28 GDPR garantisce l'adozione di misure tecniche e organizzative per assicurare idonei livelli di sicurezza ai sensi degli artt. 25 e 32 del GDPR. I dati personali saranno trattati con supporti informatici che ne garantiscono la sicurezza e la riservatezza. La trasmissione dei dati forniti dal segnalante mediante accesso alla piattaforma è gestita con protocollo HTTPS. Sono inoltre applicate tecniche di cifratura basate su Algoritmo AES e tutti i dati sono completamente criptati, garantendo in questo modo la riservatezza delle informazioni trasmesse. Non viene fatto uso di cookie per la trasmissione di informazioni di carattere personale, né vengono utilizzati cookie persistenti per il tracciamento degli utenti. Vengono utilizzati esclusivamente cookie tecnici nella misura strettamente necessaria al corretto ed efficiente utilizzo della piattaforma. L'uso dei cookie di sessione (che non vengono memorizzati in modo persistente sul computer dell'utente e svaniscono con la chiusura del browser) è strettamente limitato alla trasmissione di identificativi di sessione (costituiti da numeri casuali generati dal server) necessari per consentire l'esplorazione sicura ed efficiente della piattaforma.

BRICO MARKET s.r.l. garantisce i Segnalanti contro qualsiasi forma di ritorsione o discriminazione collegata, direttamente o indirettamente, alla segnalazione, secondo quanto previsto dal Decreto, assicurando altresì la riservatezza dell'identità del Segnalante e delle altre Persone coinvolte, fatti salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti della Società o delle Persone coinvolte.

La Società ha previsto specifiche misure a tutela del Segnalante e degli altri soggetti individuati dall'art. 3 del D.Lgs. n. 24/2023, affinché non siano oggetto di ritorsioni, discriminazioni o, comunque, penalizzazioni connesse alla segnalazione.

Il Capo III (artt 16 -22) del D.lgs 24/2023 prevede le misure di protezione avverso i comportamenti discriminatori e ritorsivi attuati nei confronti della persona segnalante.

Per misure discriminatorie si intendono, ad esempio, le azioni disciplinari ingiustificate ed ogni altra forma di ritorsione che determini condizioni di lavoro intollerabili.

In particolare, si indicano alcuni provvedimenti che potranno essere dichiarati nulli, se assunti in violazione dell'art. 17 del D.lgs 24/2023:

• il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
• la retrocessione di grado o la mancata promozione;
• il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell'orario di lavoro;
• la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell'accesso alla stessa;
• le note di merito negative o le referenze negative;
• l'adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
• la coercizione, l'intimidazione, le molestie o l'ostracismo;
• la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
• la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
• il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
• i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi.

Le misure di protezione di cui al Capo III si applicano anche a:

• ai facilitatori (persona fisica che assiste una persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all'interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata);
• alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante, che sono legate ad essa da uno stabile legame affettivo odi parentela entro il quarto grado;
• ai colleghi di lavoro della persona segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
• agli enti di proprietà della persona segnalante per i quali le stesse persone lavorano, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone.

Qualora si verificasse l'adozione di misure discriminatorie nei confronti dei soggetti che effettuano le segnalazioni, l'art. 19 del Dlgs 24/2023 prevede che tale circostanza possa essere comunicata all'ANAC che informa l'Ispettorato Nazionale del Lavoro, per i provvedimenti di propria competenza.

Il Sistema disciplinare di BRICO MARKET s.r.l. prevede sanzioni nel caso in cui vengano commesse ritorsioni o quando venga accertato che la segnalazione è stata ostacolata o che si è tentato di ostacolarla o che è stato violato l'obbligo di riservatezza di cui all'art. 12 del Decreto.

Nell'ambito di procedimenti giudiziari o amministrativi o comunque di controversie stragiudiziali aventi ad oggetto l'accertamento dei comportamenti, atti o omissioni ritorsivi nei confronti delle persone segnalanti si presume che gli stessi siano stati posti in essere a causa della segnalazione. L'onere di provare che tali condotte o atti sono motivati da ragioni estranee alla segnalazione, è a carico di colui che li ha posti in essere (Datore di lavoro o soggetto da lui delegato).

L'ANAC ha attivato canali di segnalazione che devono garantire, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia la riservatezza:

• dell'identità della persona segnalante;
• della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione;
• del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

Il ricorso alla segnalazione esterna tramite canale ANAC è consentita solo a condizione che:

• non sia prevista, nell'ambito del suo contesto lavorativo, l'attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non sia attivo o, anche se attivato non sia conforme all'art. 4 del Decreto;
• la persona segnalante abbia già effettuato una segnalazione interna ai sensi dell'articolo 4 e la stessa non ha avuto seguito;
• la persona segnalante abbia fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
• la persona segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Il Segnalante, ai sensi dell'art. 15 del D. Lgs. 24/2023, è tutelato anche quando effettua una c.d. divulgazione pubblica delle informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone (ex art. 2, comma 1, lett. f), D. Lgs. 24/2023).

La tutela del Segnalante in questo caso è garantita solo se, al momento della divulgazione, ricorre una delle seguenti condizioni:

• il Segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna, alle condizioni e con le modalità previste dalla normativa, ma non è stato dato riscontro nei termini previsti;
• il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
• il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l'autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

Il Segnalante è ritenuto responsabile, anche disciplinarmente, nell'ipotesi di segnalazione calunniosa, diffamatoria nonché di segnalazione, effettuata con dolo o colpa grave, di fatti non rispondenti al vero.

L'Art. 21, co. 1 lett. c) del D. Lgs. 24/2023, prevede che l'ANAC può irrogare una sanzione pecuniaria da 500 a 2.500 euro nei confronti del Segnalante, ove sia accertata la sua responsabilità civile, a titolo di dolo o colpa grave, per gli illeciti di calunnia e diffamazione.

Il Segnalante è responsabile, anche in sede disciplinare, per le Segnalazioni effettuate al solo scopo di danneggiare il segnalato e/o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio od opportunistico del Canale di Whistleblowing.

Tutti i soggetti sono tenuti al rispetto della dignità, dell'onore e della reputazione di ciascuno. A tale fine, è fatto obbligo al soggetto segnalante dichiarare se ha un interesse privato collegato alla segnalazione. Più in generale, la società garantisce adeguata protezione dalle segnalazioni in malafede, censurando simili condotte ed informando che le segnalazioni inviate allo scopo di danneggiare o altrimenti recare pregiudizio nonché ogni altra forma di abuso del presente documento sono fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre sedi competenti.

Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all'articolo 12 del D.lgs 24/2023 e nel rispetto di quanto previsto dal Regolamento (UE) 2016/679 in materia di protezione dei dati.

La Società è titolare del trattamento ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679, c.d. GDPR) e fornisce ai destinatari una specifica informativa privacy. I dati personali dei Segnalanti, dei Segnalati e di tutti soggetti coinvolti nella Segnalazione sono trattati coerentemente con quanto previsto dal D. Lgs. 24/2023, tenuto conto dell'equo bilanciamento tra i diritti della Persona Coinvolta ed il diritto alla riservatezza dell'identità del Segnalante mettendo in atto misure tecniche e organizzative adeguate a garantire la sicurezza dei dati personali in conformità alla normativa e nel pieno rispetto del Regolamento (UE 2016/679).

L'esercizio dei diritti da parte del Segnalante o della Persona coinvolta, in relazione ai propri dati personali trattati nell'ambito del processo di gestione delle Segnalazioni, possono essere limitati per garantire la tutela dei diritti e delle libertà altrui. Non è permesso alla Persona coinvolta di avvalersi dei propri diritti per ottenere informazioni sull'identità del Segnalante.

La società ha messo a disposizioni informazioni chiare sul canale e sulla procedura per effettuare la segnalazione pubblicando la procedura sul sito internet della società www.bricomarket.it, nell'area denominata "Whistleblowing" accessibile a chiunque ed affiggendo la stessa nelle bacheche aziendali situate in ogni ufficio della Società. La società ha provveduto ad informare le rappresentanze sindacali tramite invio formale della presente procedura.